▲ (사진: 포유디지탈 제공)

 

[매일안전신문=이정자 기자] 공공기관과 기업을 중심으로 종이 문서를 디지털 방식으로 대체하려는 움직임이 이어지면서 태블릿의 활용 범위도 회의나 자료 열람을 넘어 민원 처리와 현장 점검 등으로 넓어지고 있다.

“이에 포유디지탈은 공공기관과 교육기관, 기업 등을 대상으로 태블릿을 활용한 페이퍼리스 및 업무 디지털 전환 사업을 확대하고 있다고 밝혔다.

회사는 페이퍼리스를 단순히 종이 사용을 줄이는 방식보다 문서의 작성부터 공유, 결재, 보관에 이르는 업무 절차를 디지털화하는 개념으로 보고 있다. 이에 따라 업무 환경별로 태블릿을 적용할 수 있는 방안을 제시하고 있다.

회의에서는 인쇄물 대신 전자파일을 태블릿으로 공유하는 방식이 활용될 수 있다. 자료가 변경됐을 때 다시 출력할 필요가 없고 회의 전후 자료를 배포하거나 회수하는 절차도 줄일 수 있다.
교육기관에서는 강의자료를 파일 형태로 교체·배포할 수 있으며, 연구실 등에서도 문서 열람과 기록 용도로 활용할 수 있다.

시설관리와 현장 점검 업무에서는 활용 방식이 달라진다. 현장에서 태블릿으로 사진을 촬영하고 점검 내용을 입력하면 기존 종이 점검표를 작성한 뒤 사무실에서 다시 전산 시스템에 옮기는 과정을 줄일 수 있다는 설명이다.

지방자치단체 등의 민원·상담 창구에서는 신청 내용 확인과 전자서명 등에 활용할 수 있다. 문서 열람과 필기, 촬영, 영상회의 등의 기능을 하나의 기기에서 이용할 수 있다는 점도 업무용 태블릿의 활용 분야로 꼽힌다.

포유디지탈은 대학 강의실과 연구실을 비롯해 지방공기업의 시설관리, 지자체 민원 및 현장 행정 등을 주요 적용 분야로 보고 있다. 기관별 업무에 따라 요구되는 성능과 기능이 다른 만큼 사용 목적에 맞춰 기기 사양을 구성하는 방식이다.

다수의 기기를 사용하는 기관에서는 도입 이후 유지관리도 고려할 요소다. 포유디지탈은 본사 수리와 구매 후 1년간 무상보증 체계를 운영하고 있다고 설명했다.

회사는 기기를 장기간 사용하고 고장 발생 시 수리해 사용기간을 늘리는 방식이 기기 교체에 따른 비용과 전자폐기물을 줄이는 데도 연관될 수 있다고 보고 있다.

다만 태블릿을 도입하는 것만으로 페이퍼리스나 ESG 효과를 판단하기는 어렵다는 입장이다. 실제 종이 사용량을 비롯해 인쇄·문서 보관 비용과 업무시간 등이 얼마나 줄었는지 측정하는 과정이 함께 이뤄져야 한다는 설명이다.

한편, 최근 공공·기업의 디지털 전환이 장비 교체에서 업무 절차 개선으로 범위를 넓히면서 태블릿 역시 기관별 업무 특성과 실제 활용도를 고려한 도입이 중요해지고 있다.

 

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